Articulo redactado por Ramon Chaux:
El
proceso de selección es uno de los procesos que más energía consume en lo que
respecta al departamento de Recursos Humanos, y es quizás el proceso en donde se genera una gran cantidad de desperdicio tanto
de esfuerzos como de recursos de todo
tipo, como lo son la energía de los seleccionadores,
los recursos materiales y económicos para
su ejecución y las horas/hombre
malgastadas durante el transcurso del proceso. Desafortunadamente el desperdicio de
recursos no depende de la calidad del proceso ni de quien lo ejecuta. Es
inherente en un proceso de búsqueda y selección.
La publicación de la oferta y preselección de hojas de vida
Cuando
publicamos una oferta de trabajo dentro de
un portal especializado de búsqueda de trabajo, en tan solo un par de horas
podremos recibir fácilmente aproximadamente
entre 200 y 1000 candidatos. Eso implica
la desgastadora tarea de revisar cada una a una las hojas de vida y empezar a
descartar aquellas que no cumplen con los requisitos mínimos para aplicar a la
oferta. El primer gran factor de desperdicio radica en que en esta
revisión que suele ocupar bastantes horas de trabajo especializado es posible
que sólo entre el 5% y el 10% resulten aptos. Esto quiere decir que el trabajo
de revisión del 90% de las hojas de vida casi que literalmente va a la basura,
o por lo menos a tiempo improductivo. ¿Quién es el culpable de este desgaste?. Normalmente son los candidatos que aplican a
una oferta sin cumplir con los requisitos que se estipulan en la misma. Es posible
que el afán de conseguir empleo le haga aplicar a cuanta oferta aparece en el
portal, asumiendo erróneamente que conseguir empleo funciona como la lotería:
entre más billetes compres, mejores oportunidades tendrás de ganar.
La pre entrevista
Una vez
se ha elegido a las personas que cumplen con los requisitos mínimos exigidos
debes empezar a llamar a los candidatos básicamente con dos objetivos:
comprobar si el candidato realmente cumple con los requisitos mínimos y además
si el candidatos está dispuesto o interesado en la oferta. En un proceso
ordinario se deberán hacer entre 20 y 50 llamadas de pre entrevista. A muchos
de quienes llames no les interesará el trabajo (por el salario, porque está
contento en su actual empresa).
A otros
no lograrás ubicarlos y en otro tanto identificarás que el prospecto no se
ajusta porque no tiene conocimientos relacionados con el cargo a cubrir, entre
muchas otras razones. Así, con suerte, de las 50 llamadas realizadas
aproximadamente entre el 20% y 30% estará dispuesto o será apto a seguir con la
oferta. De esta manera, buena parte del tiempo dedicado quedará invertido en
candidatos que no tienen posibilidad de ser seleccionados.
Entrevista y pruebas
Normalmente
al selecto grupo que queda después del largo proceso de revisión de hojas de
vida y de pre entrevista telefónica se le aplicarán entrevistas y pruebas psicométricas.
Si se entrevistan 10 personas esto puede tomar todo un día. Si entrevista el
responsable de gestión humana y después el jefe serán dos días de trabajo de
personas altamente especializadas (y con alto salario) lo cual no es
precisamente económico para, finalmente, escoger a un solo candidato. Empezamos
revisando centenares de hojas de vida, llamando decenas, entrevistando y
gastando en pruebas a un buen número para al final, con suerte, tener al
candidato idóneo para el cargo. Esto sin contar con que en no pocas ocasiones
se debe declarar el proceso desierto y reiniciar la búsqueda pues ningún
candidato resulta elegido.
Si he
tenido fortuna en describir un proceso de selección prototipo o modelo quienes
lean esto y trabajen o tengan relación con selección se sentirán identificados
con los problemas planteados.
¿Hay una solución para disminuir las horas improductivas?
Considero
que si hay soluciones al alcance que permitan disminuir las horas mal
invertidas en un proceso de selección.
Propuesta uno: tercerizando el reclutamiento.
Existe
una modalidad freelance en la cual la empresa paga a un profesional
especializado en reclutamiento por la búsqueda de hojas de vida para un
determinado cargo. Con una salvedad: únicamente paga por las hojas de vida que
realmente cumplan con los mínimos requeridos en el perfil del cargo. Estos
mínimos normalmente se circunscriben a la formación académica, la experiencia
requerida y algún (os) conocimiento (s) técnico(s) o profesionales
especializados. De esta manera la empresa no necesita una persona de planta que
haga reclutamiento: paga por ello pero únicamente por aquellas hojas de vida
que tengan un alto potencial para ser ubicados en la vacante ofertada. Esto
disminuye drásticamente los gastos del proceso de selección ya que los tiempos
muertos de publicación y revisión de hojas de vida se trasladan al proveedor y
la empresa puede reducir sus gastos fijos.
Propuesta dos: hoja de vida especializada y única para cada cargo.
En el trabajo, así como en la vida cotidiana tendemos a seguir
haciendo las cosas como tradicionalmente se ha hecho y no damos paso a formas
creativas de mejorar un proceso. Siempre es el candidato el que define como
diseña su hoja de vida o en el mejor de los casos nos ceñimos al formato
preestablecido del portal de empleo que estemos usando. El uso de una hoja de
vida para cada proceso nos ayudará con el problema de los candidatos que
aplican a todas las ofertas como quien apuesta en una lotería gratuita. Para
mostrar las ventajas de este sistema debemos escoger un ejemplo. Vamos a tomar
a un ingeniero industrial con experiencia en levantamiento de procesos
estandarizados en una planta de suministro de alimentos. El perfil dice que
debe haber trabajado mínimo dos años en empresas del sector “alimentos”, ser
ingeniero industrial graduado y tener experiencia en diseño de flujos de
procesos en una planta de suministros o materia prima del sector ya mencionado.
Para evitar que apliquen personas que no cumplen con ese perfil podemos usar
una hoja de vida como la siguiente:
Forma
uno:
Forma
dos:
Un
ejemplo para obtener datos de un asesor comercial:
Cómo
verán, en la forma uno la manera de realizar las preguntas conlleva a que el
mismo candidato se dé cuenta que no cumple con las condiciones y lo más
probable es que abandonen quienes sientan que no encajan en la oferta. Por otro
lado es prácticamente redundante la necesidad de los requisitos que terminará
desanimando a quienes no cumplan exactamente con el perfil que requerimos. Vale
decir, que es muy fácil técnicamente lograr que cada aplicación llegue
directamente a sus correos ya sea usando mi plataforma o bien que diseñen su
propia. La forma dos está más orientada a definir, desde la hoja de vida, si el
candidato tiene las competencias, la experiencia y la motivación para un cargo
especifico, en este caso, comercial.
Propuesta tres: pruebas técnicas online
Antes de
gastar tiempos en entrevistas y en pruebas psicológicas se puede enviar por
correo una prueba técnica que permita ver “el estilo” del candidato, sus
conocimientos e incluso algunas de sus habilidades. ¿Su costo? 20 veces más
económicas que traer diez candidatos a entrevista, su aplicación online ahorra
viáticos a seleccionadores y candidatos y lo mejor de todo: se ahonda en el
conocimiento del candidato antes de incurrir en los tiempos muertos que pueden
generar desperdicios en horas de un profesional especializado.
Casi
puedo asegurar que si se realizan las propuestas antes mencionadas es posible,
antes de malgastar una sola de hora de trabajo especializado, tener una terna o
quíntupla factible de ser acogida en el nuevo cargo y ya los desperdicios no
serán tan exagerados como inicialmente se plantearon.
Veamos varios ejemplos de estas pruebas técnicas o situacionales
online:
Recuerde
que estos son solos ejemplos y que las situaciones y preguntas pueden
personalizarse a las necesidades de cada empresa y cargo:
Un asesor
financiero de cara al cliente
Caso de
un jefe de RRHH (I)
Caso de
un Jefe de RRHH (II)
Un caso
de gerencia general
Conclusión
Con un
poco de creatividad puede volver el proceso de selección más enfocado a sus
verdaderas necesidades, disminuir costos e incluso tomar mejores decisiones.
Los ahorros saltan a la vista: ahorro en tiempo, en horas de profesionales
especializados, en cantidad de pruebas psicotécnicas usadas y ahorro en largas
horas de entrevistas con candidatos que no llenan nuestras expectativas.
Recuerden
que su servidor está capacitado para implementar este tipo de
esquemas en su empresa. Estoy a sus ordenes!
